Kollaboratives Arbeiten: Virtuelle Teamarbeit organisieren

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Wissen auf einer Plattform versammelt. Aus der Ferne digital mit den Kolleg:innen kommunizieren. Die Digitalisierung macht vieles möglich, was früher undenkbar war. Wir zeigen Ihnen, wie Sie schnell und einfach die virtuelle Zusammenarbeit Ihres Teams organisieren können.

Was ist kollaboratives Arbeiten?

Unter kollaborativen Arbeiten wird im engeren Sinne das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument in einer Cloud verstanden. Dabei kann es sich um einen Text, Tabellen, Präsentationen oder andere Formen handeln.

Im weiteren Sinne sind damit alle Formen des sogenannten Arbeiten 4.0 gemeint, also eine neue Art der Zusammenarbeit, in der das Team im Mittelpunkt steht.

Für jede Aufgabe das richtige Tool

Wahrscheinlich kennen Sie das auch. Sie arbeiten mit ihren Kolleg:innen an einem Angebot und schicken es sich gegenseitig per E-Mail zu. Dieser Prozess kann sich über mehrere Tage hinziehen, was die Sache sehr zäh macht. Schließlich kommen zwei Versionen durcheinander und keiner weiß mehr, welche Passagen die richtigen waren. Genau dieses Phänomen ist relativ häufig zu beobachten, wenn Menschen das erste Mal virtuell zusammenarbeiten. Und genau das macht die Sache so unproduktiv. Fehler entstehen durch die falsche Versionierung, das Mailpostfach quillt über und die Arbeit wird unproduktiv, weil sie ständig durch das Warten auf Antwort unterbrochen wird. Zudem ist nicht jedes Kommunikationsmittel für jeden Anwednungsfall geeignet. Eine kurze Frage ist in einem Messenger oft besser aufgehoben, als in einer E-Mail. Ein Memo oder ein Handbuch verschwindet in den überfüllten Mailpostfächern und führt dazu, dass Mitarbeitende ständig nachfragen. Hier ist ein zentrales Wiki besser geeignet. Im Folgenden wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick geben, wie Sie ihre virtuelle Teamarbeit produktiv gestalten können.

Inbox: Das Mailpostfach

Die E-Mail ist der Klassiker unter den digitalen Kommunikationsmitteln. Und das überfüllte Postfach ein beliebtes Dauerthema. Das Problem ist, dass dem Mailpostfach zu viele Aufgaben gegeben werden. Ein einziges Tool kann nicht gleichzeitig ToDo-Liste, Projektmanagement-Tool, Lexikon, Nachrichtenspeicher, Kurznachrichtendienst und Dokumentenverwaltung sein. Darum sind inzwischen eine ganze Reihe weiterer Programme und Funktionen innerhalb und außerhalb von E-Mail-Programmen entwickelt worden, um genau dieses Problem zu lösen.

Wenn alle folgenden Tools konsequent genutzt werden, dann bleibt für das E-Mail-Postfach nur noch wenig übrig. Dazu gehören alle Nachrichten, die nicht sofort beantwortet werden müssen und nur für kurze Zeit gelten (also keine Memos). Auch der Empfang von Newslettern ist hier sehr gut aufgehoben. Zudem sollten im Postfach Benachrichtigungen für neue Beiträge in unternehmensinternen Foren und Plattformen landen.

Video- und Telefonkonferenzen

Auch bei der virtuellen Zusammenarbeit sind Meetings nicht wegzudenken. Der Austausch über Video- und Telefonkonferenzen ist viel direkter als über Chats oder E-Mails. Wie im normalen Präsenzmeeting sollten Sie auch die klassischen Meetingregeln einhalten, um die Zeit gut zu nutzen. Ist ein Punkt für einen Teil der Teilnehmenden nicht relevant, so sollten diese aus der Konferenz entlassen werden.

In diesem Blogartikel haben wir einige Regeln für Videokonferenzen für Sie zusammengefasst. Zudem finden Sie hier Tipps, wie Sie eine Videokonferenz produktiv moderieren können.

Gemeinsamer Kalender

Arbeitsflow erhalten

Ein großes Problem im Home-Office ist die ständige Erreichbarkeit. Der Griff zum Telefon ist schnell gemacht, kann aber die Kolleg:innen immer wieder aus der Arbeit reißen. Daher macht es Sinn, telefonfreie Zeiten für Stillarbeiten in einen solchen Kalender einzutragen.

Viele Teams nutzen inzwischen einen gemeinsamen Kalender, in dem sie ihre Verfügbarkeitszeiten eintragen. Möchte jemand ein spontanes Meeting ansetzen, so genügt ein Blick in den Kalender, um schnell einen gemeinsamen Termin auszumachen und direkt alle Kolleg:innen dazu einzuladen.

Auch Anrufe von Kunden können zentral empfangen und Beratungstermine direkt vereinbart und eingetragen werden.

Chat und Messenger

Eine kurze Nachfrage, wer einem weiterhelfen kann oder wo etwas zu finden ist. Auch diese Nachfragen gehören nicht in ein E-Mail-Postfach. Im Business-Umfeld gibt es inzwischen eine ganze Reihe von Chat-Programmen, die den Ansprüchen des Datenschutzes entsprechen. Diese Programme sind oft so organisiert, dass man sowohl Benutzer:innen einzeln anschreiben als auch Chaträume nach Themen oder Teams einrichten kann. Ebenso werden in unternehmenseigenen Social-Media-Plattformen und cloudbasierten Dokumentenverwaltungen Chats angeboten. Die Nutzung von WhatsApp oder anderen beliebten Messenger-Diensten sind für Unternehmen ungeeignet.

Cloudbasierte Dokumentenverwaltung

Das zentrale Element des kollaborativen Arbeitens sind cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme, auf denen die Benutzer:innen gleichzeitig Dokumente bearbeiten und ablegen können. Für viele Menschen ist diese Art von Arbeit eher ungewohnt, was zu einigen Vorbehalten führt. Vor allem das Gefühl, beim Entwerfen eines Dokumentes von anderen beobachtet zu werden, stößt schnell auf Ablehnung. Doch genau das ist nicht der Fall. Man kann weiterhin im „stillen Kämmerlein“ erst einmal einen Textentwurf oder eine Tabelle erstellen, um sie dann zur Revision mit anderen weiter zu bearbeiten. Änderungen und Löschungen von anderen werden farblich markiert, so dass keine Passage plötzlich verschwinden kann. Über eine Chatfunktion können sich die Teilnehmenden über Änderungen austauschen und Fragen stellen. Aber warum sollte man überhaupt ein Dokument mit mehreren Mitarbeitenden bearbeiten? Der Vorteil liegt auf der Hand. Da es nur ein einziges Dokument gibt, kann es nicht mehr zu Fehlern bei der Versionierung kommen. Das Gleiche gilt auch für Tabellen. Werden z.B. an verschiedenen Stellen Daten erhoben, so können diese ohne Umwege sofort in das Dokument eingetragen werden. So werden Fehler und Wartezeiten vermieden.

Projektmanagement-Tools

Es gibt inzwischen eine ganze Anzahl an cloudbasierten Projektmanagementtools, um Projekte effektiv zu organisieren. Welche Methode und damit Programme für Sie die richtigen sind, hängt von ihrer Teamgröße und ihrer Branche ab. In der Softwareentwicklung sind zum Beispiel die Methode SCRUM und das Programm Jira sehr beliebt. Für kleine Teams eignet sich die Kanban-Methode. Sie hat den Vorteil, dass alle im Team einen Überblick über die Aufgaben des Projektes haben und je nach Kompetenzen Aufgaben von anderen übernehmen können, um Flaschenhälse zu vermeiden. Für diese Methode gibt es diverse Anbieter für Online-Kanbans.

Hier haben wir für Sie die Programme Trello und Wekan getestet.

Wissensmanagement

Handbücher, Memos und gemeinsame Dokumente, z.B. Druckdaten für Flyer, sind auf einer unternehmensinternen Plattform am besten aufgehoben. In einem Wiki können Verfahrensregelungen und Workflows festgehalten werden. In einer Bibliothek werden Whitepaper, Artikel und Literaturlisten gesammelt. Hier geht es vor allem um Wissen, das für eine längere Zeit Gültigkeit hat. Auch Projektbeschreibungen und Unternehmensziele können hier gespeichert werden. Ein gutes Wiki erleichtert es neuen Mitarbeitenden zudem, sich schnell in die Ziele, Werte und Prozesse des Unternehmens einzuarbeiten. Viele Betriebe haben ihre Kundenakten in einem CMS (Customer Manager System) digitalisiert. So hat jeder berechtigte Mitarbeitende die Möglichkeit, sich über Verträge, Verabredungen und Wünsche der Kunden zu informieren, um so schnell weiter zu helfen.

Zentrale Einführung von Tools

2020 ist durch die Pandemie der Bedarf an kollaborativen Tools sehr groß geworden. Das führte dazu, dass Teams eigene Programme eingeführt haben, um die Arbeit im Homeoffice besser zu organisieren. Dabei kann es passiert sein, dass datenschutzrechtliche Ansprüche nicht eingehalten wurden und insgesamt eine Unternehmensstruktur entstanden ist, in der einheitliche Workflows nicht mehr möglich sind.

Daher ist jetzt die richtige Zeit, um ein einheitliches System einzuführen. Einige Anbieter haben hier Komplettlösungen. Aus Kostengründen kann es aber Sinn machen, sich aus dem Pool von Angeboten eine passende Lösung zusammen zu bauen. Dabei sollten die Mitarbeitenden und Teams unbedingt mit einbezogen werden, damit am Ende nicht Programme angeschafft werden, mit denen keiner arbeiten kann.

Welche Tools für kollaboratives Arbeiten gibt es?

Viele kollaborative Tools stellen heute eine ganze Reihe an Funktionen zur Verfügung, damit produktive Teamarbeit im virtuellen Raum organisiert werden kann.

Auf unserer Seite zum Thema Homeoffice haben wir für Sie einige interessante Tools für kollaboratives Arbeiten aufgelistet.

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