Produktivität und Teamführung im Homeoffice

Die Corona-Krise hat das Thema Homeoffice in den Vordergrund gerückt. Auch nach der Pandemie ist zu erwarten, dass die Arbeit von zu Hause aus nicht mehr aus den Unternehmen verschwinden wird. Wir haben Ihnen einige wissenswerte Informationen zusammengestellt, wie Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden im Homeoffice genauso produktiv gestaltet werden kann, wie im Betrieb.

Feste Strukturen im Home-Office fördern

Für viele Menschen war das plötzliche Homeoffice im Jahre 2020 eine große Herausforderung. Denn wir sind es gewohnt ins Büro zu gehen und die gesamte Zusammenarbeit ist darauf auszurichten. Und auch jetzt ist es für viele noch nicht selbstverständlich, Homeoffice-Tage in das normale Arbeitleben zu integrieren. Wichtig ist, die Arbeitsabläufe zu klären und eine neue Kultur zwischen Büro und Heimbüro zu schaffen. Zudem muss der Umgang mit den neuen Kommunikationsmitteln eingeübt werden. Auch zu Hause sollte der Arbeitsalltag strukturiert sein. Vielen kann es helfen, wenn für das Home-Office eine feste Arbeitszeit vorgegeben ist. Diese kann zum Beispiel mit einem täglichen Statusmeeting per Videokonferenz mit dem Team beginnen.

Digitale Tools für Zusammenarbeit im Homeoffice

Wenn das ganze Team oder Teile davon im Home-Office sitzten, muss die Kommunikation anders organisiert werden. Hier sind gute Tools und Kommunikationsregeln gefragt. Zudem müssen datenschutzrechtliche Themen beachtet werden. Es gibt viele unterschiedliche Lösungen, von einfachen Tools bis hin zu professionellen Business-Lösungen. Entscheidend ist, dass Sie sich bewußt machen, welche Anforderungen das Tool erfüllen muss.

Bekannte Tools für kollaboratives Arbeiten sind z.B.:

  • Microsoft Office 365
  • Google Suite
  • Cisco WebEx
  • Slack
  • GoToMeeting
  • Zoom
  • Discord
  • Box
  • Nextcloud

Die DIHK hat eine kurze Übersicht mit alternativen Software-Lösungen erstellt. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Alle genannten Lösungen sind laut deren Eigenangabe DSGVO-konform.

Aufgeführt werden unter anderem Alternativen für Terminvereinbarungen/-abfragen, für den Versand größerer Datenmengen / Dokumentenaustausch, für gemeinsames Projektmanagement oder für Videokonferenzen / Screensharing.

Bitte wenden Sie sich bei Interesse an dieser Liste an:
DIHK - Deutscher Industrie- und Handelskammertag e.V.
Ronald Schulze - (Leiter Koordinationsstelle IT-Sicherheit | CISO)
E-Mail: schulze.ronald@dihk.de

Produktivität im Home-Office

Generell gilt es beim Homeoffice einige Regeln zu beachten, um ein produktives Arbeiten zu ermöglichen.

Arbeitskleidung

Achten Sie auch im Homeoffice darauf, sich wie im Büro zu kleiden. Das hilft Ihnen mental dabei, die Arbeitszeit von der Freizeit abzugrenzen.

Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz selbst sollte gut gewählt sein. Im besten Falle gibt es ein eigenes Arbeitszimmer. Problematisch sind Orte, an denen das Familienleben stattfindet oder wo nachts geschlafen wird. Auch hier ist es wichtig, dass Arbeit und Leben getrennt sind.

Störfaktoren

Die größte Herausforderung ist es die Störfaktoren zu minimieren, gerade wenn Kinder zu Hause sind. Hier sollten klare Regeln mit der Familie aufgestellt werden. Auch Zeitfresser wie Soziale Medien sollten während der Arbeitszeit abgestellt werden. Da viele auf das Smartphone angewiesen sind hilft es, die Benachrichtigungen von Diensten auszustellen, die nicht für die Arbeit gebraucht werden.

Struktur

Was muss gemacht werden? Was ist dringend? Was dauert länger und braucht große Aufmerksamkeit? Eine gute Tagesplanung hilft dabei, den Arbeitstag gut zu strukturieren. Hier können Tools wie ein Kanban-Board helfen, das schnell mit ein paar PostIts an der Wand realisiert werden kann. Auch die Team-Meetings sollten regelmäßig zu bestimmten Uhrzeiten stattfinden.

Ziele definieren

Was will ich heute alles erreichen? Wer sich zu Arbeitsbeginn eine ToDo-Liste der Dinge aufschreibt, die er bis Feierabend erledigen will, ist produktiver. Das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben motiviert über den gesamten Arbeitstag hinweg.

Teamkommunikation

Die Teamkommunikation muss gut organisiert sein. Ein ausschließliches Kommunizieren über Email ist oft nicht zielführend. Besser sind Chat- und Videokonferenzsysteme, die je nach Bedarf genutzt werden sollten. Videokonferenzen mit dem Team sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden. Chats sind für kleinere Fragen in die Runde oder eine Einzelperson gut geeignet.

Pausen machen

Auch im Home-Office müssen regelmäßig Pausen gemacht werden. Diese sollten dazu genutzt werden, den Raum zu lüften und sich zu bewegen. Ein Spaziergang an der frischen Luft kann den Kopf freimachen. Natürlich im Rahmen der vor Ort geltenden Corona-Präventions-Regeln.

Erfolgreiche Führung im Home-Office

Management aus der Ferne birgt einige Herausforderungen, die sich aber gut bewältigen lassen. Die wichtigsten Regeln für die Führung aus der Ferne sind:

Feste Termine für Videokonferenzen

Holen Sie regelmäßig ihr Team z.B. am Morgen zusammen und lassen Sie alle kurz berichten, woran sie gerade arbeiten, was sie als nächstes planen und wo sie Hilfe brauchen.

Kollaborative Tools

Neue Tools müssen im Moment in Rekordzeit eingeführt werden. Sorgen Sie dafür, dass alle diese Wergzeuge verstehen und benutzen. Geben Sie bei Problemen Hilfestellung.

Verantwortungsbereiche, Rollen und Aufgaben klar verteilen

Wer ist für was verantwortlich, welche Aufgaben müssen erfüllt werden. Kommunizieren Sie klar die gemeinsamen Ziele und wer welche Rolle dabei einnimmt.

Erreichbarkeit sicherstellen

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden zu bestimmten Uhrzeiten erreichbar sind oder ihre Erreichbarkeiten kommunizieren. Wer Feierabend macht, sollte das z.B. über einen gemeinsamen Chat kurz melden.

Gruppendynamiken und Stimmung im Team erkennen

Keine leichte Aufgabe aus der Ferne. Doch auch im Homeoffice kann Ärger zwischen den Teammitgliedern entstehen. Sprechen Sie die betreffenden Personen an, wenn Ihnen solche Stimmungen auffallen und bieten Sie sich als Moderation an.

Erfolg anerkennen und gemeinsam feiern

Sie haben trotz der Umstände ein Projekt gemeinsam vollendet. Auch im Homeoffice ist Anerkennung wichtig. Feiern Sie mit dem Team diese Erfolge.

Rechtliche Grundlagen

Ob Homeoffice zugelassen wird, wird im Normalfall im Arbeitsvertrag festgelegt. Es gibt kein generelles Recht auf Homeoffice. Daher sollten Arbeitnehmende sich mit Ihrem Arbeitgeber absprechen und nicht eigenmächtig von Zuhause aus arbeiten. Ebenso kann auch das Unternehmen Angestellte nicht zwingen, im Homeoffice zu arbeiten. Auch bei Heimarbeit müssen arbeitsrechtliche Regeln wie Arbeits- und Gesundheitsschutz eingehalten werden.

Weitere rechtliche Antworten können Sie hier nachlesen.

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