Innovation

Mission Zukunft - so gestaltet die PSD Bank den Wandel

Die PSD Bankengruppe blickt auf 145 Jahre Tradition. Entstanden 1872 als Spar- und Vorschussverein für Postmitarbeitende, ist sie heute eine moderne Bankengruppe, wobei jeder Bankenstandort eigenständig ist. Um die Zukunftsvision der PSD Bank Kiel umsetzen zu können, ist ein Veränderungsprozess angestoßen worden - ein Prozess mit vielen Dimensionen von der Neuorganisation der Arbeitsprozesse und Strukturen bis hin zum großen Bereich der Unternehmenskultur. „Ohne externe Unterstützung geht es nicht“, sind Personalleiterin Sabine Kröger und Personalvorstand Michael Kunkel überzeugt und haben sich die Innovations-Experten des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel ins Boot geholt.

PSD-Bank Kiel
ca. 77 Mitarbeitende
Finanzwirtschaft
Innovationsfähigkeit Assessment

Das Team der PSD Bank in Kiel weiß, dass es bei der Digitalisierung nicht nur um Technologie geht. Arbeitsweisen ändern sich bereits kontinuierlich und Unternehmensprozesse unterliegen seit Jahren dem digitalen Wandel. Wo früher Telefonate, Schreiben oder persönliche Beratungen getätigt wurden, übernehmen digitale Prozesse verstärkt die Abwicklung und tragen den neuen Kundenwünschen und dem neuen Kundenverhalten Rechnung: eine durchgängig interaktive Erlebniswelt über verschieden analoge und digitale Kanäle hinweg. Und das in einer rasanten Geschwindigkeit. Eine Herausforderung für jeden, insbesondere aber für Mitarbeitende, die Veränderungen gegenüber nicht offen sind und gerne an Gewohntem festhalten. „Natürlich treiben uns mit der zunehmenden Digitalisierung von Produkten und Prozessen auch technische Fragestellungen um“, so Sabine Kröger, Personalleiterin der PSD-Bank. „Allerdings sehen wir jetzt mehr denn je den Faktor Mensch als Erfolgsfaktor für unseren Wandel.“ Doch wie gelingt es, möglichst alle Mitarbeitenden mitzunehmen, so dass die Veränderungen von allen Beteiligten nicht nur akzeptiert, sondern auch gelebt werden? Und wie innovativ sind wir in diesem Prozess eigentlich?

Schlüsselrolle Kommunikation

Der Kommunikation kommt bei Veränderungen eine Schlüsselrolle zu, ist sich Sabine Kröger sicher. „Wir müssen die Mitarbeitenden auf unserer Veränderungsreise mit den unterschiedlichsten Dialogformaten mitnehmen und sie – soweit möglich – in Prozesse einbeziehen.“ Diese frühzeitige Interaktion mit den Mitarbeitenden ist dabei fast so etwas wie ein Frühwarnsystem. Denn schnell lassen sich so negative Schwingungen oder auch Einflüsse identifizieren, die sofort justiert und im Veränderungsprozess optimiert einbezogen werden können.

Mit dem Innovationsfähigkeit Assessment den Status Quo ermitteln

„Natürlich kennen wir unsere Mitarbeitenden und Prozesse und können einschätzen, was der Transformationsprozess für jede einzelne Person bedeutet“, so Sabine Kröger. „Aber stimmt unsere Wahrnehmung mit der Realität überein?“

Um das herauszufinden, hat die PSD Bank das Innovationsfähigkeit Assessment des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel genutzt und ein internes Projekt unter Leitung von Paul Sommer aufgesetzt. Das Hauptaugenmerk war, sich einmal mit externer Unterstützung den Spiegel vorhalten zu lassen, um ganz klar herauszuarbeiten, wo man eigentlich steht. Wie gut man vielleicht an der ein oder anderen Stelle aufgestellt ist, wo es hakt und ob die Sicht der Führung und der Mitarbeitenden weit auseinanderklafft. „In einigen Abteilungen arbeiten wir bereits komplett papierlos“, so Paul Sommer. In anderen Abteilungen hingegen wirke es so, als ob dort am Drucker Schlange gestanden werde. Diese Diskrepanz müssten sich die Mitarbeitenden selber bewusst machen – aus dem Team heraus – und Veränderung wollen. Mitarbeitende gestalten für Mitarbeitende. „Das ist uns sehr wichtig“, begründet Sabine Kröger die Entscheidung, warum die Projektverantwortung nicht in der Führungsetage lag. Gemeinsam mit Marcus Westphal vom Kompetenzzentrum hat Paul Sommer die gesamte Organisation und Kommunikation des Assessments übernommen.

Im ersten Schritt des Innovationsfähigkeit Assessments müssen Mitarbeitende aus unterschiedlichsten Abteilungen und Hierarchiestufen einen Online-Fragebogen ausfüllen. Basierend auf den so erfassten und ausgewerteten Ergebnissen findet ein Workshop statt, in dem zum einen die Ergebnisse detailliert besprochen werden, zum anderen aber auch ganz konkrete Handlungsempfehlungen erarbeitet werden. „Für uns war es wichtig, dass die Kolleginnen und Kollegen aus Eigenmotivation an diesem Assessment teilnehmen“, so Paul Sommer. Im Prinzip ist das der erste Test: Wollen sich Mitarbeitende in den Veränderungsprozess einbringen, wenn sie die Chance dazu haben. „Ein klares ‚Ja‘“, freut sich Paul Sommer. „Wir haben viele Teilnehmende auf diesem Weg bekommen.“ Intensiv wurde sich mit den Themenfeldern Strategie, Organisation, Markteinführung, Entwicklung, Initiierung und Kultur auseinandergesetzt, um eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen zu erhalten.

„Viele der Erkenntnisse sind uns eigentlich gar nicht neu und bestätigen die eigene Wahrnehmung“, so Sabine Kröger. „Aber wir haben die Themen jetzt gemeinsam konkretisiert und in einen gesamtheitlichen Zusammenhang gestellt. Das wäre ohne das Assessment in dieser Form nicht möglich gewesen. Es hilft uns bei unseren zukünftigen Schritten enorm.“

Im Rahmen des Innovationsfähigkeit Assessment sind fünf wesentliche Handlungsfelder für die PSD Bank identifiziert worden:

Ausarbeitung und Konkretisierung der Innovationsstrategie
Formalisierung des Innovationsprozesses
Ausbau von Feedback und Anreizsystemen
Motivation zur Innovation in Kultur verankern
Potenziale aus Open-Innovation-Aktivitäten weiter nutzen

Eine wesentliche Erkenntnis war, dass das Thema Innovationsstrategie bis dato stiefmütterlich behandelt wurde. „Wir haben eine Gesamtstrategie für die Bank“, so Sabine Kröger. Aber eine separate Innovationsstrategie gebe es nicht. Zudem habe sich gezeigt, dass das Verständnis, was sich dahinter verberge, vollkommen unterschiedlich sei. Das wird sich ändern. Bereits im Herbst diesen Jahres wird das Thema angegangen und zukünftig mit der Bankstrategie verzahnt.

Auf der anderen Seite wurden bereits angedachte Maßnahmen bestätigt. Die Idee, das ruhende Verbesserungsvorschlagswesen in neuer Form auf den Weg zu bringen, wurde im Innovationsfähigkeit Assessment bestätigt. „Das Innovationsboard ist in Vorbereitung“, erklärt Sabine Kröger und zeigt sich gleichermaßen innovationsfreudig, was die Kommunikation zu diesem Board Richtung Mitarbeitende anbelangt: Ein Video, das Spaß machen soll und motiviert, ist in der Konzeption.

Kulturwandel gestalten

Parallel zum Assessment ist durch Vermittlung des Kieler Kompetenzzentrums die Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum Kommunikation angestoßen worden. Ziel war es, die Unternehmenskultur der PSD Bank auf den Prüfstand zu stellen. Dazu wurden die Mitarbeitenden zu einem partizipativen Prozess eingeladen, der mit einer Umfrage bei den Mitarbeitenden startete. Die Umfrageergebnisse wurden anschließend im Rahmen eines Workshops intensiv mit den Teilnehmenden bearbeitet und konkrete Wünsche und Anforderungen definiert. Transparenz in der Kommunikation und eine bessere technische Ausstattung standen dabei ganz oben auf der Wunschliste. Im nächsten Schritt hat die Führungsriege der PSD Bank die Teamergebnissen in einem Workshop diskutiert und bearbeitet und einen Handlungsplan abgeleitet, der den Mitarbeitenden vorgestellt wurde. Dabei war es der PSD Bank wichtig, die Weichen von Anfang an richtig zu stellen und eine klare Orientierung und Zielsetzung zu geben. Eine Veränderung im Bereich des Wunschlistenthemas IT wird auch zukünftig nur eingeschränkt möglich sein, da regulatorische Anforderung und die Vernetzung mit der Zentrale einen engen Rahmen setzen. Aber dort, wo Möglichkeiten bestehen, werde man aktiv werden. Auch der Forderung nach mehr Transparenz in der Kommunikation wird die PSD Bank mit unterschiedlichen Formaten begegnen. So seien beispielsweise klassische Formate wie After-Work-Veranstaltungen geplant, weitere Formate seien in Vorbereitung. Hohe Erwartungen in Sachen Kommunikation setzt Sabine Kröger in die mit dem anstehenden Umzug verbundene „neue Arbeitswelt“, bei der Aufgaben- und nicht Abteilungs-orientiert gearbeitet werden soll und somit die Kommunikation grundlegend verändert. Neuland für die PSD Bank. Aber, mit ihrem Weg, die Mitarbeitenden einzubinden und abzuholen, die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden zu wecken, die Kommunikation zu steuern und die richtigen Player einzubinden, ist die PSD Bank gut aufgestellt und sieht sich für die Zukunft gewappnet.

So startet der Arbeitsplatz der Zukunft in der PSD Bank

Ende des Jahres steht ein Umzug ins Haus, der gleich dazu genutzt werden soll, Arbeitsräume und Zusammenarbeit zu verändern. Auch hier verfolgt die PSD Bank den Ansatz „Keine Entscheidung der Führung im stillen Kämmerlein, sondern aktive Gestaltung mit Einbezug der Mitarbeitenden“. Ähnlich wie beim Innovationsfähigkeit Assessment wurde jedem Mitarbeitenden die Möglichkeit geboten, sich aktiv einzubringen. Paul Sommer hat diese Möglichkeit genutzt und ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Schließlich entsteht „seine“ Wunscharbeitsumgebung der Zukunft: Mobiles Arbeiten ermöglicht eine freie Platzwahl und ergänzend zu klassischen Büroräumen wird es offene Bürobereiche geben, bei denen Kommunikation und Austausch im Fokus stehen und Teams die kreative Zusammenarbeit in Projekten ermöglichen.

Man sieht, die PSD Bank hat sich viel vorgenommen. „Wir verlangen den Menschen und dem Unternehmen viel ab. Wichtig ist, alles in kleinen überschaubaren und erfolgversprechenden Schritten anzugehen“, betont Sabine Kröger. Nur so könne man es gemeinsam mit den Mitarbeitenden schaffen.