Von Papierbergen zur digitalen Effizienz: Digitalen Wandel gemeinsam sinnvoll gestalten
In der Steuerkanzlei Schmidt durchlaufen täglich zahlreiche analoge Dokumente die Hände der Mitarbeitenden, denn die meisten Kunden reichen ihre Belege und Unterlagen oft noch analog ein. Zu wenig Digitalisierung, zu viel händisch – da sind sich die Mitarbeitenden der Steuerkanzlei einig. Was also liegt näher, als die eigenen Prozesse mal genauer zu hinterfragen und nach Möglichkeiten zu suchen, wie die Arbeitsabläufe optimiert werden können.
- Steuerkanzlei Schmidt
- 15 Mitarbeitende
- Dokumenten-Digitalisierung
- Prozessoptimierung
„Wir haben gemerkt, dass nicht alles reibungslos funktioniert und uns daher Unterstützung im Bereich der Prozessoptimierung gesucht“, erklären die Mitarbeiterinnen der Steuerkanzlei.
Unterstützung, die das Unternehmen im Team des Mittelstand-Digital Zentrums findet. Die Mitarbeitenden aus dem Zentrum brachten nicht nur Ihre Fachkenntnisse ein, sondern auch eine frische Perspektive von außen. Gemeinsam setzten sie sich mit den Mitarbeitenden der Steuerkanzlei an einen Tisch und begannen, die Abläufe zu durchleuchten.
Im Anschluss an den Workshop wurden die Prozesse visualisiert. Dabei wurde die Prozessdarstellung auf die wesentlichen Faktoren reduziert, sodass die Darstellung übersichtlich und gut verständlich für alle Beteiligten ist. Diese klare Darstellung zeigte nicht nur, wo es in den Abläufen hakt, sondern inspirierte das Team dazu, gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. „Für uns war das super, wir haben gemerkt, wo in unseren Abläufen manchmal Engstellen entstehen und wir konnten Lösungen besprechen“, freut sich eine Mitarbeiterin der Steuerkanzlei. Eine der Schlüssellösungen ist ein verbessertes Wissensmanagement. Die Ablage von wichtigen Daten an einem zentralen digitalen Speicherort ermöglicht es, dass alle auf Informationen zugreifen können und so eigenständiger arbeiten können.
Darüber hinaus wurde eine Soft- und Hardwarelösung eingeführt, um die Integration externer Unterlagen zu erleichtern. Dies bedeutete, dass Dokumente nicht mehr mühsam gescannt und abgelegt werden müssen, sondern automatisch in den Prozess eingefügt werden können.
„Durch die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum haben wir einen Blick von außen erhalten, der uns geholfen hat, unsere internen Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Nun sind wir für die Zukunft gut aufgestellt, denn wir wissen nun auch, wie wir weitere Prozesse und Abläufe im Unternehmen visualisieren können. Das bringt Struktur rein und hilft ungemein, zum Beispiel bei der Einarbeitung von neuen Kolleginnen und Kollegen“, freuen sich die Mitarbeiterinnen der Steuerkanzlei.
- Kennenlernen eines Systems zur anschaulichen und verständlichen Visualisierung von Prozessen
- Freiraum zur Erarbeitung von neuen Ideen
- Basis für die Entscheidung von passenden Soft- und Hardwarelösungen
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