Datenverwaltung

Esser Konfekt & Feingebäck - Daten im Qualitätsmanagement leichter verwalten

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel unterstützte die Jürgen Esser Konfekt & Feingebäck GmbH bei der Konzeption, prototypischen Entwicklung und Einführung eines Datenverwaltungsprogramms für das Qualitätsmanagement. Durch dieses Projekt wurde die Basis für ein zentrales Programm zur Verwaltung von Dokumenten und Vorgängen im Tagesgeschäft des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) geschaffen. Dies hatte eine deutliche Arbeitsentlastung und Fehlerreduzierung zur Folge. Die Verwendung von Excel ermöglicht die selbstständige Optimierung und Erweiterung des Systems ohne externe Hilfe.

  • Esser Konfekt & Feingebäck GmbH
  • ca. 35 Mitarbeitende
  • Lebensmittelproduktion
  • Prozessanalyse & Projekt

Steigenden Anforderungen durch den Einzelhandel sowie nationale und internationale Regularien stellen insbesondere kleinere Lebensmittelproduzenten immer häufiger vor Herausforderungen. Unabhängig von der Unternehmensgröße müssen Qualitätsstandards eingehalten sowie ständig verbessert, überwacht und die Einhaltung dokumentiert werden.

Welche Zutaten wurden wann, wo und in welcher Menge verarbeitet? Entsprachen die Rohwaren und das fertige Produkt den eigenen Qualitätsanforderungen (Zusammensetzung, Geschmack, Haltbarkeit, Abwesenheit schädlicher Stoffe und Mikroorganismen etc.)? Wurden die Vorgaben während des Herstellungsprozesses eingehalten (korrekte Anteile, Produktionsparameter, Füllgewicht etc.)?

Es gilt: Viele unterschiedliche Parameter wie Temperatur, Menge, Gewicht und Co. müssen überwacht und dokumentiert werden. Dokumente wie Produktspezifikationen und Rezepturen müssen dabei ständig aktuell gehalten werden. Regelmäßig muss das eigene „System“ zur Sicherstellung der Qualität auf den Prüfstand gestellt werden. In Summe sind das sehr viele Anforderungen, die eine qualitätsmanagementbeauftragte Person organisieren und im Blick behalten muss.

So auch der Qualitätsmanagementbeauftragte bei der Jürgen Esser Konfekt & Feingebäck GmbH. Mit heute ca. 35 Mitarbeitenden und einer mehr als 50-jährigen Historie produziert dieses familiengeführte Unternehmen Feingebäck und Konfektspezialitäten, Waffelröllchen sowie mit Schokolade überzogene Fruchtstücke. Vermarktet werden die Produkte in loser Form für Confiserien, im Konditorenbeutel für den SB-Bereich, als speziell verpackte Sortimente für Versandhäuser sowie als individuell zusammengestellte Gebäckmischungen (Konferenzmischungen). Das Unternehmen ist nach dem „IFS Global Markets Food Standard“ zertifiziert – einem oft vom Einzelhandel geforderter Standard für Lebensmittelhersteller und -Inverkehrbringer.

Optimierungspotenziale im Qualitätsmanagementsystem

Wie sah es vor dem Projekt bei diesem kleinen Lebensmittelhersteller aus? Die für das Qualitätsmanagement notwendigen Dokumente befinden sich einzeln oder gebunden in Datenbanken auf einem Server. Bei der Suche nach bestimmten Dokumenten entstand daher oft ein gewisser Zeitaufwand. Neue und überarbeitete Dokumente passten teilweise nicht in die bestehende Datenstruktur, weshalb verschiedene Programme für die Aufrechterhaltung des Dokumenten-managements genutzt werden mussten. Diese Programme funktionierten nicht immer korrekt, weshalb doppelte Ordnerstrukturen oder Dateiversionen auftraten. Zudem waren Vorgänge wie das Verwalten von Spezifikationen, Risikoanalysen und Wartungsmaßnahmen zeitlich relativ aufwendig. Aufgrund einer hohen Produktionsauslastung ist der QMB häufig intensiv in der Produktion eingebunden. Zeit für Optimierungsmaßnahmen blieb hier kaum. In seinen Worten: „Unser QM funktioniert gut und wir erfüllen die geforderten Standards…aber diesen riesigen Verwaltungsaufwand würde ich sehr gerne vermeiden.“

Ziel des Projektes war es daher, den QMB durch ein zentrales Programm zur Verwaltung der QM-Dokumente sowie der dazugehörigen Vorgänge im Tagesgeschäft zu entlasten. Auf Wunsch des Unternehmens sollte ein Szenario entwickelt werden, das eine zukünftig selbstständige Verwaltung und Weiterentwicklung eines neuen Systems ermöglicht. Daher wurde Excel als Basis empfohlen. Neben einer Optimierung der bisherigen Dokumentenablage sollten alle relevanten Dokumente in kürzester Zeit und ohne großen Aufwand gefunden und gepflegt werden können. Zusätzlich zum Dokumentenmanagementsystem sollten Tools für die Verwaltung von Risikoanalysen, Spezifikationen sowie Wartungsmaßnahmen integriert werden.

Veraltete Strukturen aufbrechen

Zu Beginn des Projektes wurden Ausgangssituation und Handlungsbedarf sowie Zielsetzung und Vorgehen definiert. Im Anschluss folgte eine Erfassung aller relevanten QM-Prozesse, Ablagestrukturen/ -systeme und Dokumente. Es wurden ganz grundlegende Fragen gestellt:

  • Welche Aufgaben hat der QMB?
  • Wie behält er den Überblick über all die anstehenden Aufgaben und Vorgaben?
  • Wo und in welcher Form speichert er Informationen und legt Dokumente ab?

All die gesammelten Erkenntnisse inkl. bestehender Dokumentenlisten, Anlagenlisten und QM-Dokumente unterschiedlichster Arten wurden säuberlich aufgelistet. Um zu einer zentralen und standardisierten Dateiablage zu kommen, wurden all die gesammelten Dateien und Abläufe gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum neu strukturiert sowie Dokumente teilweise optimiert. Auch die Daten aus bestehenden Datenbanken wurden exportiert und neu in Excel strukturiert. Dieses große neue Konstrukt an Daten und Dateien wurde letztendlich in eine überarbeitete und an den IFS-Standard angelehnte Ordnerstruktur übertragen. Denn genau nach dieser Struktur muss sich das betriebliche Qualitätsmanagement orientieren.

Nun galt es, ein System zu konzipieren, mit dem die neue Struktur und ihre Inhalte einfacher bedient und verwaltet werden können. Hierzu wurden gemeinsam mit dem Unternehmen einzelne prototypische „Module“ in Excel entwickelt. So konnte aufgezeigt werden,, wie die Entwicklung der Module umgesetzt werden könnte und wie sich diese Optimierung der Prozesse zukünftig auf die verschiedenen Aufgaben des QMB auswirkt.

Auf dem Prüfstand

Das System wurde mehreren Testläufen im „Alltagsgeschäft“ mit dem QMB sowie dem Vertretungspersonal unterzogen. Hier lag der Fokus auch auf Testläufen mit Personen, die die notwendigen Fachkenntnisse, aber wenig Computerbedienungsfähigkeiten aufwiesen. Die Bedienbarkeit des Systems konnte dadurch besonders gut auf die Probe gestellt sowie Hindernisse identifiziert und behoben werden.

Nach Abschluss der Testläufe und Verbesserungsmaßnahmen haben alle für das QM relevanten Personen eine Schulung durchlaufen.

Das hat Esser nun davon

Ganz wesentlich ist die zentrale und optimierte Ablage von Dokumenten. Durch die neu aufgebaute Struktur können unterschiedliche und veraltete Dokumentenversionen vermieden werden. Gleichzeitig werden Dokumente nun schneller gefunden. Das ist insbesondere im Rahmen von sogenannten externen Audits, also Überprüfungen des Qualitätsmanagementsystem durch externe Prüfer, ein großer Vorteil. Denn all die angefallenen Nachweise können ohne langes Suchen vorgezeigt werden. Außerdem können Vertretende des QMB nun einfacher mit dem Qualitätsmanagement-System arbeiten.

Die integrierten Funktionen des Systems tragen maßgeblich zu einer Arbeitserleichterung bei gängigen Verwaltungsaufgaben bei. Sei es das Erinnern an notwendige Aktualisierungen von Dokumenten oder das Protokollieren von Qualitätsabweichungen sowie den daraus entstehenden Korrekturmaßnahmen. Die neu aufgesetzten Listen sowie Automatismen funktionieren wie eine Art Assistent, der dem QMB die simplen, aber zeitkostenden Aufgaben, abnimmt. Der QM-Verantwortliche schätzt, wöchentlich ca. 10-20% Arbeitszeit für Verwaltungsaufgaben des QM zu sparen.

Das auf Excel basierende Verwaltungsprogramm kann vom Unternehmen selbstständig, also ohne Einbindung eines externen Dienstleisters, angepasst und erweitert werden. Denn klar ist, dass dieses System ständig auf neue Anforderungen und Herausforderungen angepasst und optimiert werden muss. Andere Programme werden üblicherweise in einem geschlossenen System programmiert und konfiguriert. Nur der jeweilige Software-Produzent kann, wenn überhaupt, die Software auf unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen – und das ist häufig sehr kostenintensiv.

Das Unternehmen hat „am lebenden Beispiel“ erfahren und gelernt, wie Digitalisierungsmaßnahmen geplant und umgesetzt werden können. Diese Erfahrungen tragen sehr zu einer wachsenden Handlungskompetenz im Umgang mit digitalen Lösungen bei. In Zukunft ist das Unternehmen besser auf digitale Modernisierungen vorbereitet und somit ein Stück selbstständiger geworden. Insbesondere der QMB ist nun selbstständig in der Lage, die prototypisch entwickelten Module zu einem umfangreichen Excel-basierten Datenverwaltungsprogramm weiterzuentwickeln.

Die Projektergebnisse und gesammelten Erfahrungen machen es mir zukünftig deutlich einfacher, unsere Datenverwaltung zu optimieren.

Michael Mutz, Produktionsleiter und Qualitätsmanagementbeauftragter

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