Gastronomie: Digitales Qualitätsmanagement am Weissenhäuser Strand
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel unterstützt die Weissenhäuser Strand GmbH & Co.KG bei der Einführung eines digitalen Qualitätsmanagementsystems, speziell für das HACCP-System. Durch das Führen von Checklisten auf Tablets und Smartphones wird die Umsetzung und Überwachung von Qualitätsstandards effizienter, nachhaltiger und schneller.
- Weissenhäuser Strand GmbH
- ca. 500 Mitarbeitende
- Ferienressort
- Machbarkeitsanalyse & Umsetzung
Einfache Kontrollen und barrierefreie Datenverarbeitung
Gastronomie-Profis wissen, wie wichtig eine kontrollierte Lebensmittelhygiene ist. Um die Qualität und Sicherheit von Lebensmitteln zu gewährleisten, müssen sich Betriebe, die Lebensmittel verarbeiten und/oder in Verkehr bringen, ein eigenes HACCP-Konzept aufbauen und dieses regelmäßig pflegen und überprüfen. Mit den „Hazard Analysis and Critical Control Points“ wird die Lebensmittelsicherheit nachvollziehbar gewährleistet. Fester Bestandteil des Konzeptes ist unter anderem eine akribische Dokumentation aller produktionsbezogenen Prozesse vom Wareneingang bis zum Warenausgang. So muss beispielsweise die Kühltemperatur bei der Lagerung von Hackfleisch regelmäßig dokumentiert werden. Weichen die Messungen an bestimmten Lenkungspunkten ab, sind Korrekturmaßnahmen nötig, die wiederum auch protokolliert werden müssen. Diese Dokumentationen bedeuten vor allem eins: Jede Menge Papier und Aufwand. Ein weiterer Nachteil ist, dass eine zentrale Sammlung und Auswertung der Daten nicht immer möglich ist.
Diese Anforderungen gelten auch für die Weissenhäuser Strand GmbH & Co. KG. Mit seinen elf unterschiedlichen Restaurationen und rund 500 Mitarbeitenden gibt es zahlreiche lebensmittelverarbeitende Prozesse und damit verbunden Risiken, die unter Kontrolle gehalten werden müssen. Um das Qualitätsmanagement rund um das HACCP-Konzept nachhaltig zu verbessern, hat das Unternehmen eine Software eingeführt, in der alle wichtigen Informationen digital und zentral erfasst sowie verwaltet werden. Unterstützung gab es dabei vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel.
Alles auf Knopfdruck sichtbar
Die Einführung der neuen Software macht es möglich: Statt Papier nutzen die Mitarbeitenden nun mobile Endgeräte wie Tablets, um die Maßnahmen zu dokumentieren und zu unterschreiben. Sogar Fotos können als ergänzende Information aufgenommen werden. Alle relevanten Informationen finden sich dann an einem zentralen Ablageort. Das spart nicht nur Kosten, sondern auch Arbeitszeit: „Bislang waren alle Unterlagen als Dokumente in verschiedenen Ordnern hinterlegt und mussten bei Fragen oder Anweisungen umständlich herausgesucht werden“, so Gastronomieleiter Malte Otten. „Jetzt können alle Informationen mit einem Knopfdruck abgerufen werden.“ Ein integriertes Aufgabenmanagement erleichtert die Planung. Die Mitarbeitenden werden an ihre Aufgaben, wie zum Beispiel die Kontrolle von Kühlräumen, auf ihrem Tablet oder Handy erinnert.
Kühleinrichtungen digital überwacht
Die erforderliche Überprüfung von Temperaturen in den Kühleinrichtungen des Ferien- und Freizeitparks werden ebenfalls digital mit der Qualitätsmanagementsoftware überwacht. Möglich ist dies durch die Integration von batteriebetriebenen Temperatursensoren, die über WLAN mit der Software verbunden sind. Das System überwacht die Werte im 5-Minuten-Takt und schlägt bei Abweichungen sofort oder je nach Einstellung entsprechend Alarm. So können durch die schnelle Meldung größere Schäden vermieden werden, beispielsweise im Fall eines defekten Kühlaggregats. Dies könnte zu einer unbemerkten Unterbrechung der Kühlkette führen und damit zu einem möglichen Gesundheitsrisiko für die Gäste werden.
Vorteile für Belegschaft und Unternehmen
- Die Mitarbeitenden werden automatisch an Termine erinnert
- Es kann nichts vergessen werden
- Fehlerquellen werden deutlich reduziert
- Die Dokumentation ist immer vollständig
- Die Daten sind sofort und überall verfügbar
- Papier und Kosten werden gespart
Konzeptionelle und praktische Unterstützung bei der Etablierung im Betrieb
Voraussetzung für das digitale Qualitätsmanagement war die digitale Erfassung aller Prozesse und Arbeitsabläufe, der Geräte wie Garautomaten und Warmhalteanrichten sowie Räumlichkeiten. Welche Qualitätskontrollen werden wann von wem und auf welche Art und Weise durchgeführt? Welche Küchengeräte (z. B. Garautomaten und Warmhalteanrichten) werden mit welchen Einstellungen verwendet? Wann werden welche Geräte gereinigt und wie wird dies dokumentiert? All diese Informationen galt es zu erfassen und zu strukturieren, um anschließend die Übertragung in die Software planen zu können.
Sobald die wichtigsten Strukturen im digitalen QM-System hinterlegt waren, folgte die Einführung in den gastronomischen Betrieben. Bei der Einführung des Systems standen für Malte Otten die Mitarbeitenden von Anfang an im Vordergrund: „Da unsere Angestellten täglich mit der Software arbeiten, muss das System nach ihren Bedürfnissen gestaltet und ihre Wünsche berücksichtigt werden.“ In mehreren Schulungen wurden die Teams des Freizeitparks ausführlich mit dem neuen System vertraut gemacht.
Alle Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen und Dokumentenvorlagen liegen jetzt in einer zentralisierten und einheitlichen Struktur vor. Eine Mitarbeiterumfrage zeigte, dass das digitale Qualitätsmanagement als deutliche Verbesserung zur bisherigen Dokumentation wahrgenommen wird.
Mitarbeitende mitnehmen
Die Akzeptanz von Seiten der Mitarbeitenden ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg des Projektes. Darum wurde direkt nach der Implementierung eine Momentaufnahme in Form einer Umfrage durchgeführt. Insgesamt 30 Personen standen Rede und Antwort. Die Ergebnisse der durchgeführten Umfrage wiesen auf eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter für das eingeführte System auf.
Der Nutzen
- Ganz wesentlich ist die zentrale Ablage von Dokumenten. Durch die neu aufgebaute Struktur können unterschiedliche und veraltete Dokumentenversionen vermieden werden. Zudem sind wichtige Informationen für alle Mitarbeitenden schnell abrufbar. Auch lebensmittelrechtliche Kontrollen durch Ämter werden vereinfacht, da angefragte Informationen wie Reinigungsnachweise oder Hygiene-Kontrollen schnell vorgezeigt werden können.
- Alle Information liegen in digitaler Form vor. Damit ist eine leichte Auswertung und Aufbereitung der Daten möglich. Das ist insbesondere bei qualitätsrelevanten Daten wichtig. Außerdem ist ein schneller Überblick über den aktuellen Zustand in den Betrieben möglich und es kann schnell auf Störungen sowie Abweichungen reagiert werden.
- Aufgrund der neuen Aufgaben-Organisation inkl. Kalendertool werden anstehende Aufgaben nicht vergessen, da der verantwortliche Mitarbeitende für jede Aufgabe eine Benachrichtigung erhält. Gleichzeitig können Aufgaben einfacher geplant und verteilt werden, da alle notwendigen Informationen wie Datum und Uhrzeit, Art und Inhalt der Aufgabe sowie zuständige Personen direkt im System hinterlegt sind.
- Das Projekt trägt erfolgreich zum Aufbau von Vertrauen in digitale Lösungen bei. Die für die Qualitätsmanagement-Software festgestellte Akzeptanz (laut Mitarbeiter-Umfrage) ist eine ideale Basis für weitere Digitalisierunsprojekete. Den Mitarbeitenden wurde die Angst vor digitalen Lösungen genommen, da sie den Nutzen im eigenen Berufsalltag erfahren.
Dieses Praxisbeispiel finden Sie auch im aktuellen Themenheft von Mittelstand-Digital.
Ob kontaktloser Check-in im Hotel, der Start eines eigenen Onlineshops oder smartphonegestütztes Bestellen und Bezahlen im Restaurant: Auch im Handel und Gastgewerbe hat die Corona-Pandemie vielerorts einen regelrechten Digitalisierungsschub ausgelöst.