Von der Teeküche zur Zentralablage
Unternehmenswachstum ist immer ein Grund zur Freude. Angebote sind stärker nachgefragt, der Umsatz steigt und neue Mitarbeitende bereichern das Team. Aber wie kann sichergestellt werden, dass die bestehenden Strukturen, Abläufe und Absprachen mit den Teams mitwachsen? Die oncampus GmbH zeigt, wie wichtig gerade für schnell wachsende Unternehmen die Reflexion über die interne Zusammenarbeit ist. Gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Schleswig-Holstein hat sich das Unternehmen mit den eigenen Prozessen auseinandergesetzt.
- oncampus GmbH
- 60 Mitarbeitende
- Zusammenarbeit im Team
- Prozessvisualisierung
„Wir sind in relativ kurzer Zeit von 20 auf 60 Mitarbeitende angewachsen und haben dann festgestellt, dass unsere bisherigen Absprachen in der Teeküche oder über den Monitorrand nicht mehr ausreichen“, erläutert Anja Tomanik die Situation bei oncampus. Während die informelle Kommunikation zu Abläufen und Absprachen in den kleineren Teams weiterhin gut läuft, wird es zwischen den Teams schwierig Abstimmungen herzustellen. Gemeinsam mit dem Team des Zentrums Schleswig-Holstein nimmt oncampus daher beispielhaft einen Prozess in den Blick.
In Gesprächen und Workshops mit dem Zentrum Schleswig-Holstein werden alle Beteiligten an einen Tisch geholt und der Prozess aufgenommen und visualisiert. Dabei arbeiten die Mitarbeitenden aus dem Zentrum Schleswig-Holstein mit einer speziellen Darstellungsmethode zur Prozess-Optimierung. Besonders daran: Es gibt nur wenige Symbole, mit denen die einzelnen Schritte im Ablauf dargestellt werden. So wird die Komplexität in der Visualisierung des Prozesses reduziert. Wichtige Schnittstellen und Abläufe treten hervor. Für oncampus wurden so die Herausforderungen in den gewachsenen Strukturen deutlich: Nicht alle Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe und viel Wissen verteilt sich auf wenige Mitarbeitende. Das führt zu Kommunikationsproblemen und erschwert die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen.
Im Austausch mit dem Zentrum Schleswig-Holstein zu den bestehenden Prozessen konnte das Unternehmen konkrete Anregungen mitnehmen:
- Dokumentation von Prozessen: Wiederkehrende Abläufe und Prozesse sollten an zentraler Stelle gemeinsam mit den zu nutzenden Tools beschrieben und für alle zugänglich festgelegt werden
- Gemeinsames Wissensmanagement: Wichtiges Wissen sollte an einem zentralen Ort für alle Beteiligten zugänglich sein. Gerade für das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen oder bei Krankheit ist eine zentrale Wissensdatenbank wichtig
- Visuelle Aufbereitung von Prozessen: Eine grafische Aufbereitung der wichtigsten Prozessschritte bietet allen Mitarbeitenden die Möglichkeit Prozesse zu verstehen und schnell einen Überblick zu bekommen.
Mit diesen neuen Erkenntnissen ist oncampus nun tiefer in den eigenen Umstrukturierungsprozess eingestiegen. Erste Anregungen konnten schon umgesetzt werden. So werden neue Prozesse nun an einem zentralen Ort festgehalten und bestehende Prozessbeschreibungen durch grafische Aufbereitungen ergänzt. Auch an einem zentralen Wissensmanagement arbeitet das Unternehmen.
„Für uns war der Blick von außen sehr hilfreich. Wenn man im Tagesgeschäft steck, bemerkt man oft nicht, an welchen Stellen Wissen verloren geht oder wo ein Ablauf hakt. Es hat uns sehr geholfen den bestehenden Ablauf aufzunehmen und erst dann zu schauen, welche Verbesserungen Sinn ergeben“, lobt Sabrina Reis die Zusammenarbeit mit dem Zentrum Schleswig-Holstein.
Vorteile des Unternehmens auf einen Blick:
- Geklärte Abläufe als Positiv-Beispiel für weiteres Prozessmanagement
- Grundsätzliches Wissen zu Prozessmanagement und -visualisierung
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