Mehr Klarheit und Effizienz
Das Team des Ostsee-Holstein-Tourismus e.V. (OHT) arbeitet mit Leidenschaft für eine der schönsten Regionen Deutschlands – die Ostseeküste. Die Aufgabe: die Region als Reiseziel bekannter machen und gleichzeitig die Mitgliedsorte entlang der Küste unterstützen. Neben Marketingaktivitäten gehören Netzwerk- und Lobbyarbeit zu den zentralen Aufgaben des Teams. Dabei gibt es jede Menge zu tun: Kampagnen müssen geplant, Beschlussvorlagen erstellt und die Kommunikation mit den Mitgliedern koordiniert werden. Ohne Digitalisierung geht da nichts. Diese bietet auf der einen Seite Unterstützung, sorgt jedoch auf der anderen Seite durch die Vielfalt der genutzten Tools und gewachsenen Abläufe zunehmend für Herausforderungen im Team des OHT.
Gemeinsam mit dem Prozess-Expertenteam des Mittelstand-Digital Zentrum Schleswig-Holstein stellte das OHT-Team seine eigenen Prozesse auf den Prüfstand. Was folgte, war ein Weg voller Einsichten, klarer Entscheidungen für eindeutige Kommunikationswege und einer neuen Struktur, die die Arbeit nachhaltig verändert.
- Ostsee-Holstein-Tourismus e.V.
- 8 Mitarbeitende
- Zusammenarbeit im Team
- Prozessoptimierung
Die Herausforderung: Prozessvielfalt und Tool-Fragmentierung
Der Alltag beim OHT war geprägt von einer Vielzahl an Tools: Trello, Teams, Slack und Planer – um nur ein paar zu nennen. Parallel dazu führten unterschiedliche Dokumentenversionen und unklare Speicherorte zu Verwirrung. „Wir haben gemerkt, dass wir ineffizient arbeiten. Zu viele Tools, Mehrfachversionen von Dokumenten an unterschiedlichen Speicherorten – das hat uns immer wieder ausgebremst “, erklärt Katja Lauritzen, Geschäftsführerin des Ostsee-Holstein-Tourismus e.V.. „Das mussten wir ändern.“
Der Startschuss: Eine Wand voller Prozesse
Gemeinsam mit Inger Struve und Medina Dzumaeva vom Zentrum Schleswig-Holstein begann das OHT-Team, seine Prozesse zu analysieren. „Gemeinsam haben wir die einzelnen Tätigkeiten und Prozessschritte aufgenommen und strukturiert an einer Wand dargestellt, um Abläufe zu visualisieren, Themen zu konkretisieren und Schwachstellen zu identifizieren“, beschreibt Katja Lauritzen den Startworkshop.
Dabei war die Einbindung des gesamten OHT-Teams ein zentraler Punkt. „Es war uns wichtig, alle ins Boot zu holen. Jeder sollte gehört werden und seine Perspektive einbringen“, so Julia Bünting, Marketingleitung & Stellvertretende Geschäftsführerin.
Im Weiteren wurde ein Kernprozess detailliert beleuchtet: der Beschlussvorlagen-Prozess. Dank der konsequenten und detaillierten Nachfragen des Teams des Zentrums Schleswig-Holstein reflektierte der OHT seine Arbeitsweise und hinterfragte bestehende Abläufe. Diese unvoreingenommene Perspektive half dem Team, ineffiziente Muster aufzudecken.
„Inger und Medina haben wirklich immer wieder nachgehakt: Warum macht ihr das so? Gibt es eine bessere Möglichkeit? Das war anstrengend, aber unglaublich wertvoll“, erinnert sich Julia Bünting.
Das Ergebnis: Klarheit und Struktur
Nach intensiven Diskussionen und Reflexionen entstand ein klarer Fahrplan:
- Definierte Speicherorte: Alle wissen jetzt, wo Dokumente abgelegt werden und wie der Versionierungsprozess funktioniert. Parallele Versionen gehören der Vergangenheit an.
- Verbesserte Kommunikation: Slack wurde für diesen Prozess als Hauptkommunikationskanal etabliert, damit alle immer auf dem gleichen Stand sind.
- Optimierte Beschlussvorlagen: Diese wurden gestrafft und fokussiert, was die Verständlichkeit und Entscheidungsfindung verbessert.
- Idee für Prozessvorlagen: eine Dokumentation kann als „Checkliste“/Fahrplan für neue Kolleginnen und Kollegen genutzt werden bzw. als Hilfestellung für alle Kolleginnen und Kollegen, sollten die Abläufe noch einmal aufgefrischt werden müssen.
Die Erkenntnisse aus dem Prozess wurden dokumentiert und zusätzlich in einem Dokument festgehalten. Dieses Wissen kann auf weitere Abläufe übertragen werden, was langfristig zu einer breiteren Optimierung beiträgt. In Folgeterminen waren lediglich die vom Prozessablauf betroffenen Personen anwesend. Anschließend wurde das Ergebnis des Prozesses in einem Teammeeting vorgestellt und so der Kreis zum Auftaktworkshop für das gesamte Team geschlossen.
Teamgeist und Vertrauen: Was diese Zusammenarbeit besonders machte
Die Zusammenarbeit zwischen dem OHT und dem Zentrum Schleswig-Holstein war von Anfang an von einem ehrlichen Austausch und Vertrauen geprägt. Durch den praxisnahen Ansatz fühlte sich niemand überfordert – im Gegenteil: Die gemeinsamen Erkenntnisse stärkten das Miteinander und schufen Klarheit für die tägliche Arbeit.
„Wir haben so viel gelernt, weil uns niemand Lösungen aufgezwungen hat. Es ging immer darum, gemeinsam das Beste zu finden“, sagt Katja Lauritzen.
Fazit: Ein Prozess, der begeistert
Das Projekt hat nicht nur die Arbeitsweise des OHT verändert, sondern auch den Teamzusammenhalt gestärkt. „Es war großartig, alle mit einzubeziehen. Jetzt weiß jeder, worum es geht, und alle ziehen an einem Strang“, fasst Julia Bünting zusammen.
Die Kombination aus intensiver Analyse, praxisnahen Lösungen und klarer Kommunikation hat dem OHT gezeigt, wie wertvoll eine fokussierte Prozessoptimierung sein kann. Die neuen Strukturen sind ein Gewinn für das gesamte Team – und eine Grundlage für eine noch effizientere und transparentere Zusammenarbeit in der Zukunft.
„Manchmal braucht es einfach diesen Blick von außen, um Dinge neu zu sehen. Wir sind wirklich dankbar für diese Erfahrung“, sagt Katja Lauritzen abschließend.
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