Prozessoptimierung

Wie funktioniert eigentlich der zweite große Digitalisierungsschritt?

Für die Digitalisierung in Unternehmen gibt es oft einen Auslöser in den Abläufen. ERP- oder Warenwirtschaftssystem werden aktualisiert und auf papierlose Abläufe umgestellt. Die Mitarbeitenden an den digitalen Tools geschult und das ganze Unternehmen auf den Wandel eingeschworen. Im Projekt mit der Voltus GmbH und dem Mittelstand-Digital Zentrum Schleswig-Holstein zeigt sich, wie weitere Schritte nach dem ersten großen Digitalisierungsschritt, der Einführung eines neuen ERP-Systems, aussehen können. Außerdem wird klar, welche Vorteile es hat, sich weitere Abläufe im Unternehmen anzuschauen und vor ihrer Digitalisierung Anforderungen und Ziele genau festzulegen.

Voltus GmbH
100 Mitarbeitende
Dokumenten-Management-System
Prozessoptimierung

Der Elektro-Versandhandel Voltus GmbH ist bei der Digitalisierung schon gut vorangeschritten. Das neue ERP-System wurde nach umfassenden Vorüberlegungen eingeführt, die Mitarbeitenden im Wandel mitgenommen. Doch nun stehen weitere Schritte an, die besondere Aufmerksamkeit erfordern: „Nach der Einführung des ERP-Systems wollte wir auch unsere Dokumentation digitalisieren. Wir haben uns auf die Suche nach verschiedenen Angeboten im Bereich des Dokumentenmanagement gemacht. Dabei ist uns aber aufgefallen, dass wir unsere Anforderungen an das System noch nicht genau genug kennen.“, erklärt Harm Lempfert on Voltus GmbH.

Einen Ansatz, um diese Anforderungen zu definieren, findet die Voltus GmbH bei den Prozess-Experten und Expertinnen aus dem Zentrum Schleswig-Holstein. Gemeinsam mit dem Team bespricht die Voltus GmbH den Ablauf der Rechnungsführung innerhalb des Unternehmens direkt ab Eingang der Rechnung. Die genauen Abläufe werden in einem Workshop mit den Mitarbeitenden der Voltus GmbH aufgenommen und visualisiert.

In den Gesprächen wird aber auch deutlich: Hier gibt es einige rechtlich Vorgaben, die vom Unternehmen im Dokumentenmanagement gewährleistet werden müssen.

Begleitend zu der Prozessvisualisierung betreibt das Team des Zentrums Recherche zu den Grundlagen für ein revisionssicheres Archivieren und fasst die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zusammen. Gemeinsam mit der Voltus GmbH werden verschiedene Aspekte und mögliche Speichermedien diskutiert. So wird deutlich, welche zentralen Bausteine für ein revisionssicheres Dokumenten-Management-System nötig sind. Das Unternehmen hat nun eine Vorstellung, welche Zertifizierungssysteme am Markt sind und worauf sie bei einer Einführung achten müssen.

Die Voltus GmbH hat es in ihrer Digitalisierungsreise deutlich weitergebracht, dass sie im Bereich des Dokumentenmanagements einen Schritt zurückgetreten ist und sich den Ablauf detailliert angeschaut hat. So wurden die eigenen und rechtlichen Anforderungen deutlich. Mit diesen kann das Unternehmen sich nun auf die Suche nach den passenden Tools machen. Dadurch wird Zeit und Geld eingespart, da unpassende Angebote schnell ausgeschlossen werden können und nur Tools in die Auswahl einbezogen werden, die den Anforderungen entsprechen. Als Nebeneffekt werden in der Betrachtung der Abläufe noch Optimierungspotenziale deutlich. „Wir können nun eine fundierte Entscheidung treffen. Der Input aus dem Mittelstand-Digital Zentrum hilft uns. Wir konnten unsere Anforderungen nun genau definieren. Gleichzeitig haben wir gemerkt, wo wir unsere bestehenden Abläufe noch optimieren können“, freut sich Harm Lempfert der Voltus GmbH.

Es zeigt sich, auch wenn schon einige Schritte in der Digitalisierung gemacht wurden, kann es sinnvoll sein, einzelne Prozesse im Unternehmen im Detail zu betrachten und schon vor der Transformation optimal aufzustellen. So kann der Wandel im Unternehmen reibungslos und gemeinsam mit den Mitarbeitenden gelingen.

Vorteile für das Unternehmen auf einen Blick: