Wie moderiere ich eine Videokonferenz

Langatmige Videokonferenz und unproduktive Debatten waren gestern. Eine gute Moderation ist das A und O einer erfolgreichen Videokonferenz. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese produktiv leiten.

1. Einladung und Begrüßung

Damit Sie die Sitzung besser planen können, sollten Sie eine Deadline festlegen, bis wann Themen angemeldet werden können. Zum Beispiel bis 12 Uhr am Vortag. Im Idealfall fragen Sie auch die Dringlichkeit sowie den zeitlichen Diskussionsbedarf der Tagesordnungspunkte ab. Sind Themen neu oder ist eine kontroverse Diskussion zu erwarten, so ist es wichtig, diese zu einem Zeitpunkt zu diskutieren, wo die Aufnahmefähigkeit der Teilnehmenden besonders hoch ist. Ebenso sollten einige Themen erst in kleiner Runde vorbesprochen werden, bevor sie auf Tagesordnung eines Meetings kommen, an dem das gesamte Team teilnimmt. Im Zweifel sollten Sie bei Anmeldung solche Punkte klären.

Neben den terminlichen Eckdaten sollte der Einwahllink gut sichtbar in der Mail oder Termineinladung zu finden sein. Für neue Kolleg*innen oder Kund*innen sollte per Link oder PDF die Anleitung für das Konferenzsystem mitgesendet werden. Diese Gebrauchsanweisung kann als Grafik zusätzlich als Startbild zu Beginn der Videokonferenz angezeigt werden.

Da in einer Videokonferenz soziale Eisbrecher wie der Small Talk wegfallen, sollten Sie zu Anfang ein kleines WarmUp anbieten, damit sich alle geistig zur Konferenz einfinden können. Dies kann zum Beispiel aus einer kurzen Fragerunde bestehen, in der alle rundum ein kurzes Statement abgeben. Auch ein kleines Spiel kann die Konzentration auf das Meeting steigern.

2. Kommunikation der Regeln

Zu Beginn der Konferenz ist es wichtig, klare Regeln aufzustellen. Diese können ebenfalls eingeblendet werden. Zum Beispiel wird hier erklärt, welche Inhalte im Chat gepostet werden (z.B. Fragen oder Links). Zudem ist es ratsam, dass alle ihre Mikrophone ausstellen. Auch muss geklärt sein, wie Wortbeiträge angemeldet werden können. Zum Schluss sollte klar kommuniziert werden, wie der zeitliche Rahmen des Meetings aussieht.

3. Ihr Selbstverständnis als Moderation

Ihre Aufgabe als Moderation ist es, sich neutral zu verhalten und die Energie aller Teilnehmenden gezielt freizusetzen. Sie sorgen dafür, dass das Meeting fokussiert durchgeführt wird. Dazu planen Sie im Vorfeld den Ablauf und die Gewichtung der Themen. Zudem sorgen Sie dafür, dass z.B. Präsentationen gezeigt werden können. Daher ist es auch wichtig, dass Sie sich sehr gut mit den Funktionen Ihres Konferenzsystems auskennen.

Mit Ihrer freundlichen und offenen Art fördern Sie für eine gute Gesprächsatmosphäre und sorgen für Ausgleich, vor allem wenn es in der Diskussion zu Konfliktsituationen kommt. Sie sind dafür zuständig, dass die Qualität der inhaltlichen Debatte stimmt und erinnern bei Ausschweifungen an den Kern der Diskussion. Gleichzeitig sorgen Sie aber auch dafür, dass Folgefragen kanalisiert werden, zum Beispiel indem sie im Protokoll festgehalten werden oder an einer anderen Stelle des Meetings noch einmal aufgegriffen werden. Zuletzt ist es wichtig, vor allem passive Teilnehmende zu aktivieren und sie z.B. gezielt anzusprechen, wenn ein Thema ihre Expertise braucht.

4. Timeboxing und Pausen

Jeder kennt vermutlich das Problem, dass Meetings länger dauern, als sie eigentlich müssten und daher zu Arbeitszeitfressern werden. Der Grund dafür ist meist, dass die Teilnehmenden und die Moderation zu schlecht vorbereitet sind bzw. niemand die Uhr im Blick hat. Daher sind eine gute Vorbereitung und Protokollierung das A und O eines effizienten – und damit auch zufriedenstellenden – Meetings.

Neben der Priorisierung der Themen hilft auch die Timeboxing-Methode das Meeting fokussiert zu organisieren. Grundsätzlich sollten diese Sitzungen immer auf eine bestimmte Zeit begrenzt sein. Sollten sie länger als eine halbe Stunde gehen, dann sollten auf jeden Fall kurze Pausen eingelegt werden, in denen die Teilnehmenden aufgefordert werden, sich zu strecken, sich etwas zu trinken zu holen oder ihr Homeoffice zu lüften.

So funktioniert Timeboxing: Nachdem Sie alle Tagesordnungspunkte gesammelt haben, sortieren Sie diese nach Priorität und teilen Ihnen Zeitkontingente zu. Diese sind abhängig von ihren Erfahrungswerten. Für Präsentationen und neue Themen sollten Sie in jedem Fall mehr Zeit einräumen. Teilen Sie zudem den Teilnehmenden, die etwas vorstellen wollen mit, wieviel Zeit sie dafür in Anspruch nehmen können. Zudem sollten Sie während der Debatte die Redezeiten begrenzen. Bewährt hat sich eine Redezeit von 2 Minuten. Hilfreich ist es auch, mit einer Moderationskarte regelmäßig die verbleibende Zeit anzuzeigen, damit alle Teilnehmenden die Chance haben, sich noch rechtzeitig auf die Redeliste setzen zu lassen. Die letzte Minute sollte für eine kurze Zusammenfassung der Redebeiträge sowie die Abstimmung vorbehalten sein.

5. Unterstützung der Moderation

Bei größeren Runden ist es sinnvoll, eine zweite Moderation einzusetzen. Diese kann z.B. die technische Unterstützung übernehmen, wie die Redeliste, die Einhaltung der Zeiten und die Überwachung des Chats. Grundsätzlich sollte immer eine Person das Protokoll führen, die nicht moderiert. Für die Moderation sollte auf jeden Fall ein zweiter Bildschirm eingesetzt werden, damit Sie als Moderation die Dokumente einsehen können und langes Umschalten und Suchen vermieden wird. Bei Konferenzsystemen, die Funktionen wie „Handheben“ oder Abstimmungen nicht zulassen, kann der Einsatz von Moderationskarten sinnvoll sein, die alle Teilnehmenden besitzen sollten. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Videofunktion aktiviert ist. Zudem können Sie die Restzeit des Tagesordnungspunktes per Karte anzeigen, ohne den Redefluss unterbrechen zu müssen (siehe Timeboxing).

6. Tagesordnung und Sammlung von Fragen

Die Tagesordnung sollte zu Beginn eingeblendet werden. Zusätzlich können hier weitere Anmeldungen (wenn erlaubt) eingetragen werden. Fragen können ebenfalls auf einem Pad notiert werden, so dass während der Diskussion darauf eingegangen werden kann (Quasi wie ein Flipchart,e in Whiteboard oder eine Metaplanwand, die bei realen Treffen genutzt wird). Folgefragen, die in ihrer Gänze nicht diskutiert werden können, sollten mit Arbeitsaufträgen im Protokoll notiert werden und können eventuell automatisch auf die Tagesordnung des nächsten Meetings genommen werden. Während einer Diskussion kann es Sinn machen, die konkrete Fragestellung einzublenden, um so den roten Faden im Blick zu behalten. Auch der Einsatz einer MindMap, die nebenher erstellt wird, kann helfen die Gedanken der Teilnehmenden besser zu strukturieren.

7. Abstimmungstechniken

Ebenfalls oft kritisiert wird, dass bei Diskussion jeder zu Wort kommen will, um dann beinah das gleiche wie die Vorredner*innen zu sagen. Oft steckt dahinter nur das Bedürfnis, die Meinung der Kolleg*innen zu unterstützen. Daher kann es Sinn machen, zwischendurch die Stimmungslage abstimmen zu lassen. Hierzu gibt es verschiedene Abstimmungstechniken.

Zum Beispiel die Widerstandsabfrage. Hier fragt die Moderation, wie die Teilnehmenden zu dem Thema oder der Idee stehen. Die Teilnehmenden zeigen dann mit den Fingern oder einem Abstimmungstool (z.B. Tricider oder mentimeter) ihre Zustimmung an. Die Zahl 1 bedeutet Dagegen und die 5 volle Zustimmung. Nun hat die Moderation die Möglichkeit, die beiden Teilnehmenden, die am weitesten auseinanderliegen zu einem Zwiegespräch aufzufordern. Eine dritte Person wird zum Moderator ernannt und macht Vorschläge für einen Kompromiss, steigt aber nicht inhaltlich mit in die Diskussion ein.

Auch insgesamt sollte immer wieder eine Stimmungsabfrage angeboten werden, die aus einem einfachen Dafür und Dagegen bestehen kann. Sollte das Thema in der festgelegten Zeit nicht erschlossen werden, sollte es vertagt oder ein Extra-Termin dafür angesetzt werden.

8. Visualisierung der Themen

Gerade bei komplexeren Themen ist es schwer, längere Zeit auditiv zu folgen. Genauso wie beim Präsenzmeeting gilt es auch in der Videokonferenz, das Thema mit einer Präsentation, auf einem virtuellen Whiteboard oder mit Bildern zu visualisieren. Zur Sicherheit sollten die Dokumente an die Moderation im Vorfeld zugesendet werden, falls es zu Schwierigkeiten beim Teilen des Bildschirmes kommt.

9. Break-Out-Session und weitere Tools

In der Regel schaltet das Gehirn relativ schnell ab, wenn es keine Abwechslung hat. Videokonferenz sind für die meisten sogar schneller ermüdend als normale Sitzungen, weil die für die Kommunikation wichtige Mimik und Gestik auf dem Bildschirm schlechter für die Menschen zu lesen ist. Daher macht es Sinn, zwischendurch andere Formate und auch Tools einzusetzen.

Viele Konferenzsysteme bieten die Möglichkeit, Break-Out-Sessions einzulegen, was gleichbedeutet ist mit Arbeitsgruppen, die für kurze Zeit einen eigenen Videochat erhalten. Hier können einzelnen Themenkomplexe vordiskutiert werden, bevor die Ergebnisse der ganzen Gruppe vorgestellt werden.

Auch der Einsatz von Projektmanagement-Tools während der Sitzung kann Sinn machen. Wer in seinem Unternehmen SCRUM oder die Kanban-Methode einsetzt, kann bei der Statusbesprechung live die einzelnen Punkte im Board ansprechen und neue Task eintragen bzw. bearbeiten.