Projektmanagement

Trello und Wekan im Test

Der Markt an digitalen Tools für Projektmanagement ist vielfältig und auch für Kanban gibt es verschiedene, technologische Lösungen. Wir haben auf unserem Weg mit Kanban die beiden Tools Trello und Wekan ausprobiert.

Kanban ist ein modernes Projektmanagement-Tool, welches bereits in vielen Unternehmen in der Praxis eingesetzt wird. Wir haben die Kanban Methode bereits in einem anderen Beitrag vorgestellt und werden nun gezielt darauf eingehen, wie wir unser Team über ein digitales Kanban-Board organisieren.

Trello: Gut für den Einstieg

Unsere ersten Versuche mit Kanban im vergangenen Jahr haben wir mit Trello unternommen, das alle grundlegenden Methoden von Kanban unterstützt und darüber hinaus mit vielen weiteren Tools verknüpft werden kann. Unser erstes Kanban-Board ist dabei nicht dem klassischen Kanban-Prinzip gefolgt, sondern wurde dazu genutzt, den aktuellen Stand in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Projekten festzuhalten. Wie auf dem Screenshot zu sehen, haben wir für jede Veranstaltung und jedes Projekt eine Liste angelegt und einzelne Aspekte über Karten in diesen Listen abgebildet.

Trello erlaubt es uns als Team, parallel an einem einzigen Board zu arbeiten. Entweder über den Webbrowser oder über die native Anwendung für Windows, macOS, Android oder iOS. Leider ist Trello in der kostenlosen Variante nicht DSGVO-konform, weshalb wir stets darauf achten mussten, welche Informationen wir in das Board einpflegen.

Nach dem plötzlichen Umstieg aufs Home-Office wegen der Corona-Krise haben Trello noch intensiver nutzen müssen, um die fehlende Nähe zu unseren Kolleg*innen zu kompensieren und stets den Überblick über alle Veranstaltungen und Projekte zu behalten. Leider war für uns damit der Punkt erreicht, an dem wir die Einschränkungen bezüglich des Datenschutzes nicht mehr hinnehmen konnten. Aus diesem Grund haben wir kurzfristig nach alternativen Technologien gesucht und sind dabei auf das Tool Wekan gestoßen.

Wekan: Die Datenschutzkonforme Alternative

Wekan ist ein auf der Kanban-Methode basierendes, freies Projektmanagement-System, das auf eigenen Servern betrieben werden kann. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Daten nicht an Dritte weitergeleitet werden. Hierbei hat Wekan einen ähnlichen Funktionsumfang wie Trello und kann sogar ein bestehendes Trello-Board importieren, was uns den Umstieg sehr erleichtert hat.

Besonders interessant war für uns die „Swimlane"-Funktion, die es uns ermöglicht, vertikale Listen im Sinne der klassischen Kanban-Methode zu nutzen und über horizontale Abschnitte unterschiedliche Veranstaltungen und Projekte abzubilden. Diese Struktur ist auf dem folgenden Screenshot abgebildet.

Vor- und Nachteile: Unser Fazit

Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit unserer aktuellen Lösung rund um Wekan, da wir dieses Tool sehr viel bedenkenloser nutzen können als Trello. Dennoch haben beide Technologien ihre Vor- und Nachteile, die je nach Anwendungsfall unterschiedlich gewichtet werden können.

  • Trello ist anfangs leichter umzusetzen, da die Software nicht selber betrieben werden muss. Somit können mit nur wenigen Klicks Accounts und Boards angelegt werden.
  • Wekan muss zunächst auf einem eigenen Server eingerichtet werden, bevor es effektiv genutzt werden kann.
  • Bei Trello sind Speicherplatz und Funktionsumfang an verschiedene Abo-Modelle geknüpft. Bei Wekan kann beides flexibel konfiguriert werden.
  • Trello bietet neben der Webanwendung auch native Anwendung für Windows, macOS, Android und iOS an.
  • Wekan ist DSGVO-konform. Die Hoheit über die Daten liegt bei dem Unternehmen, das den Server betreibt.

Die beiden Technologien haben in zwei wesentlichen Aspekten allerdings eine Menge gemein, was sie gleichermaßen für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen attraktiv macht:

Intuitive Bedienung - Beide Tools sind sehr einfach zu bedienen. Das Erstellen von Boards, Listen und Karten ist in beiden Fällen sehr intuitiv und bedarf wenig Erklärung.

Paralleles Arbeiten - Beide Tools können zeitgleich von mehreren Personen genutzt werden. Änderungen werden im Hintergrund synchronisiert, sodass Änderungen durch andere Personen nahezu in Echtzeit angezeigt werden können.

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