Arbeiten 4.0

Team-Kommunikation mit Slack und Mattermost

Über moderne Kommunikations-Lösungen wie Slack können Mitarbeitende auch zu Zeiten von Home-Office bequem miteinander kommunizieren. Wer hohen Wert auf Datenschutz und Open Source legt, dem sei die Slack-Alternative Mattermost empfohlen.

Für uns kam die Umstellung auf die Arbeit im Home-Office sehr kurzfristig. Zwar haben sich die Zeichen in den Tagen und Wochen davor bereits verdichtet, letztendlich kam dann die Campus-weite Aufforderung an der Universität zu Lübeck zum am 16. März 2020. Unsere technologische Ausstattung, insbesondere im Bereich der Kommunikation, war zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht auf eine flächendeckende Home-Office-Situation vorbereitet. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen daher, wie wir die Situation kurzfristig gelöst haben, was für Technologien wir hierbei einsetzen und auf welche Herausforderungen wir in unserer aktuellen Situation stoßen.

Neue Kommunikationsformen erforderlich

Bei uns hatte die Umstellung auf Home-Office primär zur Folge, dass die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden durch die räumliche Distanz beeinträchtigt war und daher bereits nach wenigen Tagen spürbar abgenommen hat. Tatsächlich ist es praktisch kaum möglich, jegliche Form der Kommunikation mit seinen Kollegen komplett per E-Mail oder am Telefon durchzuführen. Videokonferenzen sind zwar eine gute Alternative, um Meetings virtuell von Zuhause aus durchzuführen, den ganzen Tag an Videokonferenzen mit seinen Kollegen teilzunehmen ist allerdings nicht sehr empfehlenswert.

Mehr über virtuelle Teamarbeit lesen Sie hier

Workspaces mit Slack

Aus diesen Gründen haben wir uns dazu entschieden zunächst im experimentellen Rahmen neuartige Kommunikationslösungen zu nutzen. Genauer gesagt haben wir für circa vier Wochen Slack im Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel-Team (M4KK) der UniTransferKlinik Lübeck und Universität zu Lübeck eingesetzt. Slack ist eine Kommunikationslösungen für Unternehmen, über die Textnachrichten, Bilder und Dokumente verschickt werden können. Hierbei ist ein Slack-Workspace jeweils nur einem Unternehmen zugewiesen und nur für dessen Mitarbeiter zugänglich.

Innerhalb dieser Slack-Umgebung können mehrere Kommunikations-Kanäle angelegt werden, welche jeweils einzelne Bereiche und Teams innerhalb des Unternehmens abbilden können. Mitarbeiter können selber Channels beitreten oder in diese eingeladen werden, damit sie Zugriff auf den Nachrichtenverlauf bekommen und aktiv an Unterhaltungen teilnehmen können.

Unsere Slack-Umgebung. Hier zu sehen der Kanal zum Thema Home-Office

Vorteile von Slack

Slack hat uns ermöglicht trotz der räumlichen Distanz, parallel an unterschiedlichen Bereichen von M4KK zu arbeiten und währenddessen aktiv miteinander zu kommunizieren, ohne dass wir dabei die Übersicht verlieren. Wir erhalten Benachrichtigungen nur für Nachrichten in Channels, denen wir selber beigetreten sind und haben selbst innerhalb der Channels noch Möglichkeiten, den Überblick weiter zu erhöhen.

Beispielsweise können wir Diskussionen in Form von „Threads“ außerhalb des zentralen Nachrichtenverlaufes durchführen und Reaktionen auf Nachrichten auch als einfachen Emoji ausdrücken. Alle Emoji-Reaktionen auf eine Nachricht werden direkt unterhalb der zugehörigen Nachricht angezeigt, was insbesondere für eine kurze Meinungsumfrage sehr viel schneller und übersichtlicher ist als eine Reihe von „Ja“ / „Nein“ Antworten im Nachrichtenverlauf.

Praktischerweise konnten wir auch die Programme von anderen Anbietern mit Slack verbinden, um beispielsweise eine Videokonferenz aus Slack heraus zu starten.

Mattermost die datenschutzkonforme Alternative

Ein großer Kritikpunkt an Slack ist allerdings die unvollständige Umsetzung der DSGVO, was uns daran gehindert hat, sensible Informationen und vertrauliche Dateien über diese Plattform zu verschicken. Aus diesem Grund sind wir auf die Open Source-Software Mattermost umgestiegen, die wir auf unseren eigenen Servern betreiben. Mattermost und Slack sind sich nicht nur optisch sehr ähnlich, sondern erfüllen im Kern beide den gleichen Zweck. Da wir hierbei allerdings die Hoheit über unsere Daten behalten und diese nicht auf den Servern von Drittanbietern gespeichert werden, können wir nun auch interne Dokumente über unsere neue Kommunikations-Plattform austauschen.

Die Benutzeroberfläche von Mattermost ist der von Slack sehr ähnlich. Auf der linken Seite sind Kanäle und darunter Einzelgespräche aufgelistet. In der Mitte befindet sich der Nachrichtenverlauf des Kanals „Allgemein“.

Unser Fazit

Rückblickend betrachtet war es allerdings sehr sinnvoll, für einige Wochen ein System wie Slack auszuprobieren, da dieses nach nur wenigen Klicks einsatzbereit war und uns über den gesamten Zeitraum keinen einzigen Cent gekostet hat. Da durch die Installation und die Wartung einer selbstbetriebenen Software wie Mattermost zusätzlicher Aufwand für unsere IT entsteht, konnten wir über unseren Selbsttest bei Slack überprüfen, ob ein derartiges System von den Mitarbeitern angenommen wird und ob es tatsächlich einen spürbaren Mehrwert mit sich bringt. Abschließendes Fazit: Wir sind sehr zufrieden und wollen Mattermost auch über die Home-Office-Situation hinaus nutzen.

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