Eine Sache der Technik: Hybride Veranstaltung organisieren

Tatsächlich reicht es in der Regel nicht, bei einer hybriden Form für die Online-Gäste nur einen Livestream anzubieten. Die Interaktionsmöglichkeiten sind entscheidend, wenn die Veranstaltung auch online ein Erfolg werden soll. Diese Art der Teilnahme sollte dabei immer niedrigschwellig sein und dafür sorgen, dass die Online-Teilnehmenden auch inhaltlich vorangebracht werden. Im Umkehrschluss heißt das: Ist eine sinnvolle Einbindung nicht möglich, dann macht eine hybride Veranstaltung eher weniger Sinn, denn das Kosten-Nutzen-Verhältnis stimmt nicht mehr. Ausnahme ist, wenn eine Aufzeichnung später für weitere Zwecke zur Verfügung gestellt werden soll.

Bevor man darüber nachdenkt, die Veranstaltung in hybrider Form anzubieten oder aufzuzeichnen, sollten die Kosten des Equipments evaluiert werden. Diese unterscheiden sich je nach Größe der Veranstaltung. Konferenzen mit vielen Menschen brauchen grundsätzlich eine aufwendigere Ausrüstung als eine kleine Schulung, für die auch eine einfache Videokonferenz zielführend sein kann. Besonders ist auf die Tonqualität zu achten. Die Toleranz gegenüber einem schlechteren Bild ist weitaus niedriger als gegenüber einem schlechten Ton. Sorgen Sie also immer dafür, dass die Tonspur klar und angenehm anzuhören ist.

Bei Mikrofonen ist es besonders empfehlenswert, darauf zu achten, dass sich diese möglichst nah am Mund der aufzunehmenden Person befinden. Somit bieten sich besonders Bügelmikrofone und Ansteckmikrofone an. Handmikrofone können selbstverständlich auch gewählt werden, sie müssen jedoch sehr dicht am Mund gehalten werden, woran gerade unerfahrene Sprecher:innen nicht immer denken. Sie sind aber praktisch bei vielen verschiedenen, wechselnden Personen und für Fragen aus dem Publikum. Tonaufnahmen sollten immer gezielt aufgenommen werden. Im alltäglichen Leben fokussiert das Ohr auf diejenigen Situationen, die wir anhören wollen. Das ist bei einer Tonaufnahme schwieriger, weswegen die Zuhörer:innen eher eine Kakophonie vieler Stimme wahrnehmen wird. Die Beschaffenheit der Mikrofone in Bezug auf Membran oder Richtcharakteristik kann für den Gebrauch in Webkonferenzen nahezu ignoriert werden. Für das Streaming von Veranstaltungen sollte man sich im Vorfeld ausreichend über die verschiedenen Arten von Mikrofonen informieren, denn hier können sich die Unterschiede deutlich machen.

Wie das Signal dann aufgenommen werden kann, hängt sehr stark vom Mikrofon und den dort verbauten Steckern und Technologien ab. So können bei einigen mobilen Recordern der bekannte Klinke-Stecker verwendet werden. Andere bieten einen USB-Stecker an und wieder andere haben XLR-Stecker, welche dann ein professionelleres Aufnahmegerät benötigen. Grundsätzlich sind die Geräte in ihrer Qualität sehr vergleichbar und unterscheiden sich eher in der Bedienungsfreundlichkeit und Funktionalität. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, zwischen das Mikrofon und das Aufnahmegerät noch ein weiteres Gerät zwischenzuschalten. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn mehrere Audiosignale live abgemischt und dann kombiniert aufgenommen werden sollen oder das Signal mittels Funk übertragen werden soll, damit weniger Kabel durch einen Raum gelegt werden müssen.

Um das Audiosignal live in eine Webkonferenz zu übertragen, kann entweder ein mobiles Endgerät oder ein PC/Laptop verwendet werden. Eine spezielle Software braucht es dafür eher selten, da diese über das Betriebssystem zur Verfügung gestellt wird. Bei der Hardware muss somit nur auf die Stecker der Geräte geachtet werden. Es ist jedoch gerade bei der Verwendung von mehreren Mikrofonen sehr sinnvoll, dass ein Mischpult eingesetzt wird. Hier werden die verschiedenen Audiosignale gebündelt, können in ihrer Lautstärke aufeinander angepasst werden und dann auf einen Rechner übertragen werden. Das Signal des Mischpultes kann dann als Mikrofon in der Software ausgewählt werden.

Es sollte bei der Konzeption von hybriden und reinen Onlineformaten sehr darauf geachtet werden, dass sich Personen online anders verhalten als in Präsenz. Es fehlt die Atmosphäre, die eine Veranstaltung vor Ort mit sich bringt. Dadurch sinkt die Aufmerksamkeitsspanne und es kommt schneller zu Langeweile, die schwieriger von den Vortragenden erkannt werden kann. Gleichzeitig ist es für die Teilnehmenden leichter, sich der Situation zu entziehen und nebenbei andere Aktivitäten zu verfolgen. Auch fallen viele Techniken weg, die in Präsenz genutzt werden, um die Veranstaltung abwechslungsreicher machen. Darüber hinaus sind Netzwerkaktivitäten im Onlineformat um ein Vielfaches weniger gern genutzt und so verlaufen diese häufig im Nichts, obwohl diese bei Präsenzveranstaltung einer der wichtigsten Faktoren für die Teilnahme sind.

Dem kann durch die Einbindung von Interaktionsmöglichkeiten entgegengewirkt werden. Umfragen sind hier ein häufig verwendetes Tool. Des Weiteren kann die Einbindung von Quizzen gut für die Erhöhung der Aufmerksamkeit genutzt werden. Zudem können auch Abstimmungen durchgeführt werden.

Ob sich der Mehraufwand lohnt, der mit einer hybriden Veranstaltung einhergeht, hängt stark vom Ziel ab. Überlegen Sie daher genau, was Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen. Bei großen Konferenzen kann es sich lohnen, sich eine professionelle Videoproduktion als Partner zur Seite zu stellen.