Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus – Wandel mit Mitarbeitenden gestalten

Für die Visualisierung des Prozesses kommen dann alle Beteiligten an einen Tisch. Denn nur so wird wirklich klar, wer welche Aufgaben im Unternehmen übernimmt, wo Schnittstellen zwischen den verschiedenen Bereichen entstehen und wie dabei Software eingebunden werden kann. Denn zukünftig sollen auch Aufgaben automatisiert von der Software übernommen werden. Durch das gemeinsame Erarbeiten mit allen Beteiligten wird auf einmal auch deutlich, wo es in Abläufen hakt und wie die Zusammenarbeit noch reibungsloser gestaltet werden kann. „Wir haben alles besprochen, vom Ausgangspunkt, dass der Kunde anruft, bis zur Rechnungsstellung für den Kunden. Es war sehr spannend zu sehen, wie alle mitgearbeitet haben und welche Ideen auch aus dem Team im Prozess entstanden sind, um die Abläufe zu gestalten“, erläutert Inger Struve. Die Abläufe im Baumschulbetrieb sind deutlich komplexer, als es auf den ersten Blick erscheint. 15 Mitarbeitende wickeln allein in der Verwaltung den Handel mit Pflanzen in Deutschland und Europa ab. Im Workshop zeigt sich, wie wichtig es ist, alle Mitarbeitenden zu hören. „Einerseits wurde klar, dass manche Dinge noch sehr manuell erfolgen. Oder zwei Mitarbeitende haben gleiche Bereiche, jedoch unterschiedlich bearbeitet. Da haben wir nun Lösungswege besprochen, diskutiert und gemeinsam erarbeitet“, beschreibt Dirk Clasen die ersten Erfolge.

Nach dem Workshop mit den Mitarbeitenden wird der Prozess visualisiert. Dabei arbeiten die Mitarbeitenden aus dem Zentrum Schleswig-Holstein mit einer speziellen Darstellungsmethode zur Prozess-Optimierung. Besonders daran: Es gibt nur wenige Symbole, mit denen die einzelnen Schritte im Ablauf dargestellt werden. So wird die Komplexität in der Visualisierung des Prozesses reduziert. Wichtige Schnittstellen und Abläufe treten hervor. Auch die komplexen Abläufe in der Baumschule werden geordnet für die Mitarbeitenden und Inhaber Dirk Clasen sichtbar: „Wir haben nun ein Bewusstsein dafür, was gut funktioniert und warum es manchmal hakt. Das ist wichtig. Jetzt müssen wir schauen, dass wir diese Umwege nicht ins Digitale übertragen, sondern an genau diesen Punkten hinschauen und Lösungen finden.“ Die Visualisierung ist für die weitere Suche nach einer ERP-Software eine gute Ausgangsbasis: „Das hat uns schon sehr viel Zeit gespart. Möglichen Anbietern können wir jetzt die Visualisierung geben und direkt dann in deren Angebotspräsentation sehen, wie unsere Anforderungen umgesetzt sind und wie unsere Prozesse dort nun digital begleitet werden. Das hat uns sehr geholfen“, freut sich Dirk Clasen.